Standard di firma digitale

La Decisione di esecuzione (UE) 2015/1506 della Commissione, dell’8 settembre 2015, stabilisce le specifiche relative ai formati delle firme elettroniche avanzate e dei sigilli avanzati che gli organismi del settore pubblico devono riconoscere.

Se ne può prendere visione qui.

In sintesi, vengono definiti i seguenti standard:

CAdES

L’acronimo significa “Cryptographic Message Syntax Advanced Electronic Signature“. Si tratta del formato attualmente più diffuso, conosciuto e familiare. Il documento in chiaro è contenuto nella busta crittografica e necessita di un software apposito per essere estratto e visualizzato.

Il documento firmato è riconoscibile dall’estensione «.p7m»

PAdES

Si tratta del sistema di firma per i file basati sul formato PDF, l’acronimo infatti significa “PDF Advanced Electronic Signature“. Il riferimento è lo standard ISO 32000-1.
E’ pertanto applicabile solo ai documenti in formato PDF. La firma stessa è “inglobata” nel file PDF ed è possibile determinare l’esatta posizione e sequenza della stessa nel documento.

L’estensione del documento firmato, in questo caso, resta “PDF”, come per il file non firmato.

XAdES

Si tratta del sistema di firma per i files basato sul formato XML, l’acronimo infatti significa “XML Advanced Electronic Signature“. La firma in questo caso segue le specifiche dello standard XML.
Si sta diffondendo sempre più, ad esempio è il sistema che è stato adottato per formare le notifiche/ricevute dal SdI (Sistema di Interscambio) nell’ambito della fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione

Vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema di archiviazione documentale

Spesso viene chiesto quali possano essere i vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema di archiviazione documentale.

In estrema sinetsi, ed in modo puntuale, si possono sintetizzare i seguenti punti, non senza aver ricordato che per sistema di archiviazione documentale si intende quell’insieme di processi relativi alla memorizzazione dei documenti in formato elettronico (nativi o trasformati), su idoneo supporto, relativa identificazione ed indicizzazione, finalizzata a consentire un facile, razionale e rapido accesso ai medesimi con strumenti informatici e telematici (anche da più categorie di operatori, anche remoto):

  • Rintracciabilità in tempo reale, ed a basso costo, dei documenti, con una conseguente riduzione dei costi e dei tempi collegati alla ricerca;
  • ricerche e consultazioni non sono più vincolate da spazio e tempo (locali fisici ed orari di apertura);
  • mantenimento nel tempo delle caratteristiche qualitative dei documenti (il documento non si “deteriora”. O è leggibile, o non è leggibile. Per evitare questa seconda ipotesi va implementato un adeguato sistema di sicurezza);
  • aumento del grado di correlazione fra i documenti di tutte le aree aziendali, con una conseguente maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
  • aumento della sicurezza degli accessi, possibilità di accedere da remoto, possibilità di autorizzare e controllare le attività sui documenti archiviati;
  • intrinseca flessibilità di gestione dei documenti (digitali) oltre che, palesemente, trasmissione telematica facilitata (e-mail, fax, download, etc.);
  • recupero dello spazio fisico (scaffali e archivio), se il sistema di archiviazione documentale viene affiancato da adeguati sistemi di conservazione digitale/elettronica, o per quei documenti che non necessitano del processo di conservazione elettronica;
  • possibilità di creare e gestire flussi documentali («workflow»);
  • creazione di tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto e relativo aumento dell’efficienza;
  • consentire l’accessibilità dei documenti ai disabili.

SInCRO, chi era costui?

A partire dal 12 maggio 2017 è in vigore il formato SInCRO per la conservazione della fattura elettronica.

Si tratta di uno standard nazionale relativo alla conservazione (sostitutiva/a norma/elettronica): UNI 11386, emanato dal gruppo di lavoro istituito nel 2009 dall’Ente Nazionale Italiano di Unificazione (UNI), sottocommissione gestione documenti archivistici (DIAM/SC11).

In sostanza, esso definisce la struttura dell’insieme di dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione di un Indice di Conservazione (file di chiusura), descrivendone semantica ed articolazione, in modo da  consentire agli operatori di utilizzare una struttura dati condivisa e in questo modo raggiungere l’interoperabilità nei processi di migrazione.

Per fare questo, è stato adottato lo schema XML, appositamente elaborato e reso disponibile nello standard.

Precedentemente a questa situazione, le “regole tecniche” definivano solamente gli aspetti procedurali e le responsabilità dei vari attori, ma non scendevano nei dettagli tecnici.

Questo ha comportato un proliferare di soluzioni e formati non interoperanti, proprio a causa dell’assenza dello standard. Questa situazione è ormai suprata.

Facciamo il punto: detrazione IVA fatture di acquisto

I termini per esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA nelle fatture di acquisto, ed il termine entro cui registrarle, è stato recentemente modificato (rif. art. 2 D.L. 50/2017).
Risultano pertanto modificati l’art. 19 (in merito al termine per il diritto alla detrazione) e l’art. 25 (in merito al termine di registrazione delle fatture di acquisto) del DPR 633/1972.

Allo stato attuale pertanto il comma 1 del citato art. 19 stabilisce: “Il diritto alla detrazione dell’imposta relativa ai beni e servizi acquistati o importati sorge nel momento in cui l’imposta diviene esigibile ed è esercitato al più tardi con la dichiarazione relativa all’anno in cui il diritto alla detrazione è sorto ed alle condizioni esistenti al momento della nascita del diritto medesimo.

Il novellato art. 25 dispone che fatture d’acquisto e bolle doganali siano annotate in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica “nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricezione della fattura e con riferimento al medesimo anno.

Di conseguenza risulta ridotto (rispetto alla precedente normativa) il termine per la detrazione dell’IVA sugli acquisti, ora esercitabile “solo” entro la presentazione della dichiarazione relativa all’anno in cui è nato il diritto alla detrazione, e la registrazione delle fatture d’acquisto e delle bolle doganali dovra’ essere svolta nella liquidazione periodica per la quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta.

In ogni caso, il termine ultimo e’ quello  previsto per la presentazione della dichiarazione annuale Iva relativa all’anno di ricezione della fattura, con riferimento al medesimo anno.

Termini di conservazione documenti IVA 2017

La Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017 dell’Agenzia delle Entrate riporta che “[… omissis …] ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia  all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

Legge di Bilancio 2018 ha previsto lo slittamento della dichiarazioni dei redditi dal 30 settembre al 31 ottobre 2017. In considerazione di ciò, anche il termine di conservazione viene spostato in avanti di un mese.

Pertanto, per chi ha il periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, il termine “naturale” del 30 dicembre 2017 è automaticamente spostato al 31 gennaio 2018.